Воровство — неприятный, но очень распространенный факт в казахстанских компаниях. Воруют всё: начиная от банальных ручек и степлеров и заканчивая уводом контрактов, клиентских баз, прихватывая с собой других сотрудников компании. 

Почему они воруют?

Почему же сотрудники воруют? Я задал этот вопрос в одном из проектов, когда мы раскрыли факт обмана сотрудника отдела продаж, который подделывал гарантийные документы и успешно получал свои «левые бонусы» продолжительное время. В индивидуальной беседе на вопрос «почему?» он ответил: «Я не ворую, а забираю свое». Он говорил так, словно убежден, что делает все правильно, без тени раскаяния. Неприятно то, что нечистоплотные сотрудники считают за должное «брать свое», при этом полагая, что владельцу бизнеса еще повезло, что он хоть что-то получает, ведь всю работу выполняет не он, а его сотрудники, именно поэтому они и должны получать «своё». 

Так вот где собака зарыта

Для меня борьба с воровством стала настоящим откровением еще лет 5 назад, когда я только начинал свою консалтинговую деятельность по построению отделов продаж. Я искренне верил в то, что все люди хотят развиваться, хотят больше зарабатывать, просто им не хватает некоторых знаний и инструментов. А мне, как профессиональному консультанту, необходимо сделать для них все, чтобы они продавали успешнее: обучить их техникам продаж, настроить маркетинг и поток клиентов, автоматизировать продажи и внедрить телефонию, дабы упростить все рутинные действия.

Но внедряя системные решения, я тем самым объявлял войну теневой стороне бизнеса. И в какой-то момент понял основную причину сопротивления некоторых сотрудников внедрению системных решений — приверженцы теневых «движений» заинтересованы в том, чтобы в компании был хаос, ведь именно в беспорядке и отсутствии контроля они могут успешно делать свои дела. 

Проблема развития

Самое страшное то, что в определенных ситуациях собственник бизнеса прислушивается к своим «верным помощникам», которые убеждают его в том, что его компании не нужны инновации, системные решения. Такие «сотрудники» всячески отторгают и оттягивают внедрения под различными причинами: сейчас не сезон, это не сработает, наши клиенты не сидят в интернете, зачем нам новая телефония, если текущая и так работает.

В итоге бизнес не использует весь свой потенциал в работе с клиентами и в получении прибыли, ведь его сотрудники в этом не заинтересованы, они получают бонусы не за то, что эффективно работают с клиентами и развивают бизнес, а потому что успешно мешают внедрять инновации. 

7 способов сократить воровство в компании

Воровство в компании — как раковая опухоль, которую нужно вырезать полностью, иначе она будет распространяться во все возможные материальные ресурсы: продажи, закупки, склад, логистику. Приведу несколько успешно протестированных решений, которые позволят минимизировать риски воровства.

1. Формализируйте бизнес-процессы

Формализация — это, пожалуй, первоочередная вещь. И первое, с чего мы начинаем, — это полный внутренний аудит. Необходимо провести проверку участков: бухгалтерский учет, клиентская база, процесс продаж, склад, закупки, логистика, документооборот. В результате аудита вы увидите все опасные зоны и точки потерь, а привлечение консультантов на данном этапе позволит выработать эффективные решения для построения системы.

2. Автоматизируйте бизнес-процессы

Автоматизация продаж и производства не просто повышает эффективность, но и усложняет махинации. Существуют как отраслевые решения по автоматизации, так и индивидуальные. Сюда относятся: CRM-системы, которые используются в отделе продаж; ERP-системы для управления предприятием и производством; современная IP-телефония с возможностью прослушивания звонков и получения глубокой аналитики. Развивайте системные решения и снижайте роль человеческого фактора. Будущее идет к тому, что стандартные функции будут выполнять роботы, скрипты и программы, а люди будут работать над созданием и улучшением автоматизированных систем.

3. Внедрите контроль качества

Контроль качества — это внутренняя или внешняя служба, задачи которой выявлять удовлетворенность клиентов с помощью прослушивания звонков и опроса клиентов. Но еще одна роль, которую можно отвести данному подразделению в борьбе с теневой стороной, — это контроль соответствия оплаты клиентов и поступлений в кассу. Таким образом мы вскрывали несколько мошеннических схем.

4. Трудовые отношения и договоры о неконкуренции

Подпишите с сотрудниками договоры о неконкуренции. Таким образом, вы предупредите риск увода клиентской базы и других сотрудников из вашей компании.

5. Проводите регулярные ревизии и проверки

Здесь и ревизии, и неожиданные аудиты, и тайные покупатели, которые будут держать в тонусе весь ваш бизнес.

6. Внедрите секретного агента в свою компанию

В особых случаях возможно внедрение специального человека в штат компании, который в течение двух-трех месяцев предоставит отчет по теневым операциям в компании, при этом вы четко увидите финансовые потоки и схемы.

7. Внедрите информационные технологии в безопасность компании

Программы слежения и мониторинга деятельности сотрудников — это то, о чем стоит задуматься заранее. Грамотная IT-инфраструктура также поможет вам защитить конфиденциальные данные от потерь.

В заключение хочу отметить: несмотря на то, что с каждым новым уровнем развития компании методы воровства будут более изощренными, ваш бизнес при этом станет только сильнее. Формируйте команду профессионалов, которые нацелены на развитие и внедрение инновационных решений в бизнес, избавляйтесь от людей, которые сопротивляются и вносят смуту.

Для того чтобы материалы наших статьей несли вам максимальную пользу, пишите вопросы и пожелания на ruslan@upsale.kz, мы обязательно подготовим для вас что-нибудь полезное и интересное.