В нынешней ситуации многие перешли на удаленную работу, но не все могут привыкнуть к новым реалиям. Для кого-то работа на дому стала причиной снижения эффективности, для кого-то — еще одним фактором стресса. Издание рассказало о секретах, которые позволят сохранить душевное равновесие и рабочее настроение.

Работа на дому или удаленная работа… Возможно, эти понятия ассоциируются с работающими домохозяйками или мерами, к которым прибегает семья с двойным доходом, чтобы поддерживать баланс между работой и домашними делами. Тем не менее в продвинутых компаниях созданы условия и атмосфера, чтобы любой сотрудник вне зависимости от должности и возраста мог свободно выбрать стиль работы, невзирая на время и место. 

«В нашей компании любой может работать удаленно: неженатые, женатые и сотрудники с детьми. Я не женат, и постоянно работаю удаленно», — говорит 32-летний сотрудник, отвечающий за новые проекты в крупной IT-компании. Назовем его господином А.

«Я раньше работал как угодно и когда угодно, а теперь из-за нового коронавируса все сотрудники ушли на удаленку. Несмотря на это, вся работа выполняется как обычно», — отмечает А. 

Секрет №1: Отправлять сообщения, осознанно вкладывая в них свое настроение

Когда А работает удаленно, он трепетно относится к трансляции своего настроения при общении с коллегами. «Для общения мы пользуемся бизнес-чатом Slack. Даже в простых сообщениях о начале или об окончании работы мы используем стикеры. Добавляем некоторые нестандартные слова, выражая свои намерения. Иногда что-то придумываем, чтобы передать собеседнику свои эмоции даже сильнее, чем при встрече: „Я так впечатлен, что аж слезы из глаз", „Это шок!" и тому подобное». (Примеры эмоциональных сообщений и нестандартных слов на работе у А):

— «Приступаю к работе. На дому получается все лучше, но спина уже затекла (смайлик)»

— «Доброе утро! Начинаю работать! Дома очень классно!»

— «Спасибо за плодотворную неделю. Хороших выходных!»

— «Я все, спасибо за работу!»

Секрет №2: Поддерживать коллег, уделяя внимание не только своей сфере занятости

«В связи с развитием новых проектов мне приходится часто ездить на встречи с партнерами, проводить исследования, в общем, я не сижу на одном месте. Поэтому у меня не всегда есть информация о том, где и чем занимаются сотрудники из других отделов», —отмечает А. 

«Именно поэтому я смотрю график других направлений, за которые я не отвечаю, и подбадриваю коллег, активно отправляя им стикеры по поводу перспективных переговоров, или просто болтаю с ними о чем-нибудь. На работе я стараюсь создать атмосферу взаимовыручки», — говорит он.

Секрет №3: Организовывать онлайн-встречи по своей инициативе

В марте все сотрудники компании, где работает А, работали удаленно, но, по его словам, ему хотелось увидеть коллег и пообщаться с ними. Поэтому он решил организовывать небольшие собрания по своей инициативе. 

«Мы общаемся по Zoom, программе для видеоконференций, или созваниваемся по Line. Так мы присматриваем друг за другом, и это позволяет вернуть ощущение совместной работы. Мы вместе радуемся прогрессу в работе и повышаем мотивацию, приободряя друг друга». 

Секрет №4: Обязательно выделить время для еды

Господин А уделяет особое внимание обязательному выделению времени для приема пищи: «Завтрак в 8 часов 30 минут, обед в 13 часов, ужин в 19 часов — я ем три раза в день и обязательно определяю время. Я учитываю распределение времени на весь день. Дома тихо, и можно сконцентрироваться, но поставить точку сложно. Установив четкое время для еды, я хочу создать привычку вставать со стула и отдыхать». 

Секрет №5: Активно пользоваться удаленной работой как дома, так и во время путешествий

На самом деле, А работает удаленно, и при этом он холост. Ему удается эффективно использовать время даже тогда, когда он путешествует один:

«Когда я поехал в путешествие на Миякодзима, первый день ушел на переезд, и я взял выходной. Второй день я провел на Миякодзима, работая. В третий день я не работал и отправился на экскурсию. Таким образом, я стараюсь умело совмещать отдых и работу. Когда работаешь в необычном месте, это позволяет тебе освежить свое состояние. В результате производительность труда повышается. Я хочу поехать в Малайзию на долгий срок, чтобы учить там язык. Подумываю над тем, чтобы и там работать удаленно». 

37-летний господин Y начал работать удаленно примерно год назад в связи с переходом в стартап. Сейчас он работает в кадровом отделе практически каждый день пять раз в неделю. 

«Во многом я ставлю задачи сам, поэтому я записываю предстоящие дела в приложение заметках на „Макбуке" и слежу за этим. С коллегами я общаюсь по Slack или Zoom: мы чатимся или разговариваем», — говорит Y.

Секрет №6: Отвечать быстро

Y старается всегда реагировать быстро: «Когда по Slack мне приходит сообщение, я сразу же отправляю стикер „уточняю" или же отвечаю, что отпишусь в такое-то время. При этом добавляю задачу в заметки. Как только я завершаю текущую работу, приступаю к этой задаче. Если кто-то задает мне вопросы, я сразу же отвечаю, если этот вопрос в моей компетенции. Дело в том, что мне самому приятно, когда на мои вопросы отвечают быстро. Когда общаешься только при помощи текста, не видя лица собеседника, бывает, что возникают запутанные чувства. Если реагировать на сообщения быстро, на душе становится легче как у тебя, так и у собеседника, и это позволяет сконцентрироваться на работе».

Секрет №7: Визуализация задач на следующий день. Составление графика в течение получаса

Поскольку у Y много задач, перед тем, как завершить работу, он составляет список задач на следующий день: «Каждое утро я в течение 10 — 30 минут составляю план на день. Бывает, что возникают неотложные дела, и не все идет по плану, поэтому я оставляю один час про запас. Всего мой рабочий день состоит из восьми часов. Кроме того, несрочную работу, которую можно сделать завтра или на следующей неделе, я контролирую при помощи функции напоминания в Slack».

Секрет №8 Ценить свое хорошее настроение

«Среди сотрудников есть энергичная девушка, которая всегда текстом выражает свои действия: „Поняла!", „Спасибо!" На работе я с ней лично общался всего несколько минут, но очень ей доверяю. Если в команде есть хотя бы один позитивный человек, всем работается веселее. Поэтому я сам всегда стараюсь пребывать в хорошем настроении. Я могу быть чем-то озадачен, но на сообщениях это не отражается. 

На самом деле, работая удаленно, отдыхаешь меньше. В офисе принимаешь участие в совещаниях, которые тебя не касаются, с кем-то болтаешь или выходишь на улицу купить кофе. Даже если тебя нет на месте, коллеги знают, что ты скоро вернешься и не донимают тебя. Но когда работаешь удаленно, если реагируешь поздно, люди могут засомневаться в том, что ты действительно работаешь. Поэтому стараешься отвечать быстро, а также выбираешь слова для правильного общения. Я думаю, что для удаленной работы крайне важно сохранять бодрость духа и доверять друг другу безоговорочно», — считает Y.

Господин К работает удаленно в крупной промышленной компании около одного года. Тем не менее на начальном этапе для него это был сплошной стресс: «Я постепенно привыкал к использованию системы удаленной работы, отчетности о занятости и других нюансах, и это не вызывало проблем, но постоянное нахождение в сидячем положении вызывало у меня стресс… Просыпаешься утром, начинаешь работать и практически не ходишь. Я постепенно перестал двигаться, и у меня возникли боли в плечах и пояснице». 

Секрет №9: Отдыхать один раз в час

В связи с этим К решил разработать программу перерывов — один раз в час. Встать, чтобы налить чай, размяться, открыть окно, сходить в туалет, потянуться… Один раз в час выполнять даже небольшую задачу, которая не связана с работой. 

Секрет №10: Ходить в секции и заниматься спортом

Более того, К начал ходить в секцию, чтобы избавиться от гиподинамии: «Я хожу в секцию йоги и активно занимаюсь там. Поскольку я работаю дома, я нашел спортивной клуб неподалеку. Это позволило сократить время на поездки. Ввиду того, что у меня появилось больше сводного времени, я могу наслаждаться различными видами спорта. Благодаря этому повысилась производительность: так как йога начинается в определенное время, надо закончить работу пораньше. Повысилась мотивация». 

The Wall Street Journal (США): я работаю дома 22 года, и вот чему я научилась

В последнее время многие из тех, кто долго жаловался на невыносимые тяготы офисной работы, осознали, что из дома работать еще неудобнее. Специально для этих людей журналистка и писательница, работающая на дому уже два десятка лет, подготовила целый набор полезных советов по эффективной и комфортной удаленной работе.

Когда перемещаешься из офиса домой, правила меняются. Как сохранить производительность и одновременно здоровье.

ак найти баланс между производительностью, здоровьем и комфортом, если работаешь не в офисе, а дома?

Многие люди впервые столкнулись с этой проблемой сегодня, когда пандемия COVID-19 закрыла множество рабочих мест, и люди оказались в относительной изоляции у себя дома. Но у нас дома ничего не изменилось. Я работаю на дому последние 22 года, а последние четыре года вместе со мной работает и мой муж. (И мы до сих пор нравимся друг другу!)

Но скажу честно: поначалу, когда я в 25-летнем возрасте стала работать дома, мне было очень трудно. С тех пор, чтобы не впасть в хандру и панику, я поддерживаю связь с внешним миром, стараясь найти равновесие между производительностью и пользой для своего душевного здоровья.

Сейчас мне намного сложнее, как и всем остальным. Я очень скучаю по той кофейне, где провожу, по меньшей мере, три рабочих дня в неделю. Но я справляюсь, потому что у меня уже сформировались определенные привычки, позволяющие мне работать на дому, не испытывая при этом дискомфорт.

В чем заключаются мои секреты?

Забудьте о восьмичасовом рабочем дне

Если вы работаете в офисе, то большая часть вашего восьмичасового «рабочего дня» состоит из совещаний, на которых вы в основном слушаете, из болтовни возле кулера, из бесед с коллегами и случайных перерывов в работе. Когда я трудилась в офисе, мне казалось большой удачей проработать четыре часа, ни на что не отвлекаясь.

Поскольку сейчас я работаю соло, и мне никто не мешает, то за пять часов я могу сделать больше, чем за восемь часов в офисе. С другой стороны, если я работаю непрерывно 5-6 часов и более, то выдыхаюсь и чувствую себя изолированной.

Поэтому я стараюсь не смотреть на часы и не ждать, когда стрелки дойдут до пяти часов. Мой рабочий день заканчивается тогда, когда необходимая работа сделана. Если я до этого начинаю уставать и ощущаю какое-то беспокойство, я делаю длительные перерывы или иду на улицу погулять.

Еще я стараюсь звонить по телефону или делать видеозвонки ради простого человеческого общения. В те дни, когда по работе мне звонят редко, я стараюсь позвонить кому-нибудь из друзей или родственников где-то после обеда, когда моя производительность начинает снижаться. Если мне нужно сделать работу, не требующую больших умственных затрат, скажем, почистить почтовый ящик или разослать клиентам счета на оплату, я занимаюсь этим ближе к вечеру, после того, как у меня появился шанс немного освежиться и пообщаться с людьми.

Выбирайте три задачи на день

Если вам не нужно принимать решение о том, когда начинать, а когда заканчивать работу, вам может понадобиться какая-то другая система, чтобы определить, выполнили ли вы дневную норму. Мне нравится выбирать на каждый день три приоритетных задачи, о которых я в самом начале рабочего дня сообщаю кому-нибудь из коллег (или группе коллег) по почте или через чат. Так у меня появляется чувство ответственности за то, что я должна сделать. День я начинаю с того, что записываю главные задачи на день, например: составить таблицу со всеми переменными по нашему проекту; написать первый черновик отчета; отправить все неоплаченные счета.

Конечно, в течение дня приходится читать входящую почту, отвечать на нее и на звонки, но три главные задачи всегда находятся в центре вашего внимания в течение дня, и остальная работа становится для вас как бы второстепенной. В конце дня надо поделиться своими достижениями (даже если вы выполнили всего одну задачу из трех) с людьми, которые помогают вашему чувству ответственности. Это необязательно должны быть коллеги по работе. Это могут быть друзья, с которыми вы договоритесь о такой системе, и они помогут вам сохранить здравомыслие при работе на дому. Это поможет вам сосредоточиться в течение дня, а также ощутить чувство локтя и поддержку в вашей повседневной работе.

По-новому управляйте своим временем

Если вам хочется воспользоваться преимуществами отказа от восьмичасового рабочего дня, вы должны будете по-новому организовать свое рабочее время, сделав так, чтобы трудиться в соответствующем темпе.

Частью такой организации может стать ваша система «трех задач». Но вы можете также воспользоваться другими правилами, которые помогут вам управлять рабочим временем. Эксперт по производительности труда Майк Варди (Mike Vardy) предложил термин «тематическая разбивка времени». Он предлагает посвящать определенные дни, часы и недели решению определенных задач или типов задач. Вы можете создать отдельный календарь с выделением тем и пользоваться им при планировании своего рабочего дня и рабочей недели, дабы четко представлять себе, какой работой в какое время вы будете заниматься.

А еще очень полезно установить счетчик рабочего времени на своем компьютере типа Timing.app или ManicTime. Он тихо работает на заднем фоне, сообщая вам о том, когда ваше время подходит к концу. Вы можете даже создать простые правила и получать визуальные отчеты о том, какое время вы провели продуктивно, а какое нет. Вы смотрите на то, как используете свое время, делая это раз в день или раз в неделю, и это помогает вам выработать подходящий темп, сохранив и производительность, и нормальное психическое состояние.

Соблюдайте природные энергетические циклы

Работая в офисе, вы должны вовремя приходить на работу и выполнять свою норму вне зависимости от того, испытываете вы прилив энергии или усталость, требующую отдыха. А когда вы работаете дома, график у вас становится более гибким, и вы можете приспособиться к этим естественным циклам, не позволяя им при этом вывести вас из равновесия.

Я теряла самообладание и оказывалась на грани нервного срыва, когда у меня наступал спад в работе, скажем, на следующий день или неделю после завершения крупного проекта, или после отпуска. Я просто не могла ни на чем сосредоточиться, и мало успевала сделать. Во время кризиса, как сегодня, спады становятся менее предсказуемыми. Иногда я просыпаюсь утром и чувствую большую тревогу. Я просто не в состоянии сфокусироваться. Но однажды на этой неделе я перешла на повышенную передачу и впервые за десятилетие работала всю ночь, а на следующий день чувствовала себя изможденной.

Теперь-то я научилась преодолевать такое депрессивное состояние, и вместо того, чтобы тревожиться, думая, как я ничего не успею, использую эти естественные отливы энергии, чтобы сделать личные дела. На следующий день после окончания большой работы я звоню тем, про кого забыла, а когда у меня упадок сил, я готовлю несколько блюд, которые потому кладу в морозильную камеру. Либо же я делают те дела, на которые мне никогда не хватает времени, скажем, обновляю фильтры в почте или навожу порядок в своих компьютерных папках. Решение таких организационных задач помогает мне очистить мозг и вернуться к привычному графику. Так мне гораздо проще набрать нужный темп при исполнении основных рабочих обязанностей.

Конечно, есть вполне утилитарные причины, почему вы не можете просто отключиться от интернета на день или хотя бы на полдня. Но вы можете спланировать работу таким образом, чтобы заниматься почтой и сообщениями во время перерывов в напряженной работе. А на те срочные сообщения, которые не могут ждать (их в течение дня немного), вы можете ответить кратко в течение дня или вечером.

Постоянство

До недавнего времени я была завсегдатаем одной кофейни, где я знаю владельцев и других постоянных посетителей. Это дает мне чувство общности и возможность немного поболтать. Но сейчас я работаю исключительно дома и стараюсь соблюдать постоянство в другом. Это и группы в Фейсбуке, и списки в Твиттере, и каналы на Slack, к которым присоединяются люди моей профессии и такие же как я работники-одиночки. Поэтому у меня присутствует чувство коллективизма, а еще я могу решать многие профессиональные вопросы.

Если раньше вы не очень активно пользовались каналами Slack и групповыми чатами, то сейчас самое время потусоваться в этих группах. А может, даже заходить пару раз в день на каналы просто ради удовольствия. Это поможет вам ощутить себя частичкой большого коллектива, а не одиночкой в изоляции. Вы можете также присоединиться к более обширному онлайновому сообществу из своей отрасли или сферы профессиональной деятельности, даже если раньше этого не делали. Это стоит сделать, скажем, перед посещением отраслевой выставки или конференции. А еще это поможет вам наладить и сохранить деловые отношения в онлайне.

Когда вы «видите» одних и тех же людей в одной и той же обстановке изо дня в день, это создает очень важное ощущение постоянства и коллектива. Это дает вам возможность погружаться глубже, вести более интересные беседы, потому что вы не начинаете каждый новый день с нуля. Сейчас такие социальные сети стали еще важнее, и поэтому я постоянно нахожусь в нескольких рабочих пространствах на Slack и даже включаю ненавистные уведомления.

Да, это немного отвлекает внимание, однако, общаясь с клиентами и коллегами в режиме реального времени, я ощущаю себя частицей большого коллектива и профессионального сообщества.

Восстанавливайте прежние связи

Работаете ли вы в офисе, где болтовня между коллегами является неотъемлемой частью рабочей рутины, или дома, не теряя времени на посторонние дела, сейчас самое время подумать о том, как построить и сохранить отношения с коллегами в условиях полного отсутствия личного контакта. Даже если вы обычно работаете напряженно и стараетесь держать дистанцию, чтобы не терять время, из-за отсутствия личного общения, из-за невозможности поздороваться в очереди за кофе у вас может возникнуть чувство разобщенности с коллегами, могут ослабнуть невыраженные словами узы взаимного доверия, дающие вам возможность для эффективной совместной работы.

Находясь дома, немного притормозите, если это возможно, чтобы в начале и в конце деловых телефонных разговоров и видеоконференций пару минут просто пообщаться со своими коллегами. Спросите, как у них дела, как они справляются с самоизоляцией, или поделитесь с ними своими новостями. Такое товарищеское общение принесет огромные дивиденды в бизнесе, потому что люди сотрудничают намного эффективнее, когда доверяют друг другу. А обычная человеческая беседа укрепляет такое доверие. Не менее важно и то, что такое общение дает вам возможность ощутить себя связанным с внешним миром и лучше преодолеть чувство одиночества в условиях изоляции.

Наденьте фитнес-браслет

В последний раз, когда я ушла из офиса и переключилась на надомную работу, я за первый год набрала девять килограммов веса из-за того, что уровень моей физической нагрузки (дойти от парковки до кабинета, прогуляться до кофеварки, выйти на обед и вернуться обратно) снизился до нуля. Наденьте шагомер и ежедневно проходите минимально необходимое расстояние. Вы можете найти себе дела по дому, чтобы заставить себя больше двигаться, скажем, несколько раз в день выносить мусор маленькими порциями.

Проверяйте свое психическое состояние

Когда вы работаете дома, и особенно когда вы живете один, очень важно иметь некую систему контроля своего психического состояния и самочувствия, чтобы не потеряться в море работы и жестких сроков. Когда я несколько лет назад стала работать в одиночку, я провела несколько экспериментов с разными приложениями по контролю настроения и эмоций. Это заставило меня задумываться о своем настроении и эмоциональном состоянии как минимум раз в день.

Такие размышления превратились в часть моего утреннего распорядка. Каждое утро я как бы сканирую себя, проверяя, какие эмоции сидят в моем мозгу (когда привыкнете к таким занятиям, у вас возникнут прямо-таки физические ощущения). Если я чувствую какую-то тревогу или упадок душевных сил, я стараюсь пораньше заняться физическими упражнениями и не переедать, чтобы сахар в крови не зашкаливал. А еще я раз в две недели беседую с врачом, и мы с мужем по вечерам проверяем себя.

Запланируйте регулярные встречи

Удаленная работа сводит к нулю нашу физическую активность, но она точно так же сводит к нулю наше общение (если не считать тех, с кем мы живем под одной крышей). Я обнаружила, что очень полезно назначать регулярные встречи, чтобы хотя бы немного общаться с другими людьми. Сейчас я каждый день в четыре часа дня иду гулять с кем-то из знакомых. Таким образом, я выхожу на улицу и общаюсь в более широком кругу, не ограничиваясь семьей. (Мы общаемся на расстоянии, соблюдая правила социального дистанцирования, так что вы не беспокойтесь.)

Я также каждое утро в одно и то же время делаю видеозвонок одному своему коллеге. Я бы поступала так и в обычное время, но сейчас это помогает нам сконцентрироваться в самом начале рабочего дня. И что еще важнее, это помогает нам налаживать коллегиальные отношения, борясь с изоляцией.

Помните, правильная удаленная работа требует определенных навыков, как любая работа требует профессиональных навыков. На это уходит время, это требует некоторых усилий. Но если вы поставите во главу угла свой комфорт, здоровый образ жизни, а также производительность труда, вы можете обнаружить, что удаленная работа дома для вас предпочтительнее.